Politique de confidentialité.

1. À propos de cette politique

L’espace client Monstre est opéré par Agence Monstre. Il permet aux personnes invitées par l’Agence, chez ses clients, de consulter les documents préparés pour leur entreprise. Cette politique décrit comment les renseignements personnels recueillis dans l’espace client sont utilisés, conservés et protégés.

L’accès est réservé aux personnes invitées par l’Agence. L’espace client n’est pas ouvert au grand public.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), Agence Monstre désigne la personne suivante à titre de responsable :

Toute question relative à cette politique, ou toute demande d’exercice de vos droits, peut lui être adressée.

3. Renseignements recueillis

Lorsque l’Agence vous invite dans l’espace client, les renseignements suivants sont enregistrés :

• Votre nom et votre courriel
• La date de l’invitation, le statut de votre accès et la date de votre dernière connexion
• Vos consultations : quel document a été ouvert, par qui et quand
• Vos demandes de lien de connexion et les tentatives de connexion échouées (courriel saisi, empreinte de l’adresse IP), conservées 24 heures pour bloquer les abus

Votre nom et votre courriel sont ceux que votre entreprise a communiqués à l’Agence. Les connexions et les consultations sont enregistrées automatiquement lorsque vous utilisez l’espace client.

Un témoin (cookie) garde votre session ouverte pour vous éviter de vous reconnecter à chaque visite. Il ne sert à aucune autre fin : l’espace client n’utilise aucun témoin de mesure d’audience ni de publicité.

4. Finalités

Ces renseignements servent uniquement à :

• Vous donner accès aux documents de votre entreprise
• Vous aviser par courriel lorsqu’un document est publié ou mis à jour
• Permettre à l’équipe de l’Agence de suivre votre dossier, par exemple de savoir si un document a été consulté
• Protéger l’accès à l’espace client (connexion, retrait d’un accès)

Aucun renseignement n’est utilisé à des fins de marketing direct ni vendu à un tiers.

5. Fournisseurs et communication hors du Québec

L’Agence confie l’hébergement de l’espace client, la conservation des données et l’envoi des courriels à des fournisseurs spécialisés. Certains sont établis hors du Québec, ce qui constitue une communication de renseignements à l’extérieur du Québec au sens de l’article 17 de la loi. Une évaluation a été réalisée pour chaque fournisseur, et des engagements contractuels exigent un niveau de protection équivalent à celui prévu par la loi québécoise.

• Conservation des données

  Votre accès, les documents de votre entreprise et le journal des consultations

  Localisation : Canada (Toronto), entreprise établie aux États-Unis

• Hébergement

  Mise en ligne de l’espace client

  Localisation : États-Unis

• Envoi de courriels

  Liens de connexion et avis de publication

  Localisation : États-Unis

Le nom de ces fournisseurs vous est communiqué sur demande auprès de la responsable. Vos renseignements ne sont communiqués à aucun autre tiers.

6. Durée de conservation

• Votre accès (nom, courriel, statut) : conservé tant que votre accès est actif. Lorsqu’un accès est retiré, il est conservé à des fins de suivi du dossier et de sécurité.
• Journal des consultations : conservé avec le dossier de votre entreprise.

Ces renseignements sont conservés tant que le dossier de votre entreprise est actif auprès de l’Agence. Vous pouvez en demander la suppression à la responsable, sous réserve des obligations légales de l’Agence.

7. Mesures de sécurité

• Connexion par lien ou code à usage unique envoyé à votre courriel : aucun mot de passe à retenir, donc aucun mot de passe à se faire dérober
• Accès réservé aux personnes invitées : chaque personne ne voit que les documents de son entreprise
• Chiffrement des échanges et des données conservées
• Retrait immédiat d’un accès, à votre demande ou à celle de l’Agence
• Pages exclues des moteurs de recherche

8. Vos droits

Vous pouvez, en vous adressant à la responsable :

• Accéder aux renseignements détenus à votre sujet (article 27)
• Faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque
• Retirer votre consentement à un traitement, lorsque applicable
• Demander la cessation de la diffusion d’un renseignement ou la désindexation d’un hyperlien (article 28.1)
• Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité)
• Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si la réponse obtenue ne vous paraît pas satisfaisante

La réponse est donnée dans un délai de 30 jours suivant la demande, sans frais sauf pour des transcriptions ou copies raisonnables.

9. Incidents de confidentialité

En cas d’incident impliquant un risque de préjudice sérieux (articles 3.5 à 3.8), Agence Monstre s’engage à :

• Prendre les mesures raisonnables pour limiter le préjudice
• Aviser la Commission d’accès à l’information sans délai
• Aviser sans délai les personnes concernées
• Tenir un registre des incidents de confidentialité

10. Modifications à cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements dans les pratiques ou la réglementation. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document. Les personnes qui ont accès à l’espace client sont informées des changements importants par courriel.

11. Contact

Pour exercer un droit, signaler un incident ou poser une question :